Opret invitationer til Woba undersøgelser

Overblik

Når du har oprettet undersøgelser til dine respondenter, skal de inviteres til at besvare dem.

Denne guide vil give dig en gennemgang af, hvordan Invitationer og Påmindelser i Woba fungerer.

Som del af onboarding flowet opfordres du til at oprette invitationer til dine undersøgelser. Oprettelsen af invitationer under onboarding flowet er i hovedtræk identisk med gængse invitations- og påmindelsesoprettelser, hvorfor denne guide møder begge behov.

Oprettelse af en invitation

Det sidste trin i onboarding flowet opfordrer til, at der oprettes en invitation til respondenterne af undersøgelsen oprettet i trinnet før (Trin 4).

Tryk på den grønne Planlæg Invitationer knap for at komme i gang.

Herefter vil du se Invitationer modulet. De efterfølgende trin er identiske med måden hvorpå, du normalt inviterer til undersøgelser.

Bemærk her, at siden har mange funktioner og informationer.

I toppen kan du se tre faner, der afgør, hvilken underside du befinder dig på: Invitationer, Påmindelser eller Oversigt. Hver fane vil også indeholde en beskrivelse af, hvilken funktion fanen har.

Nedenfor kan du se en forhåndsvisning af, hvordan Invitationen vil se ud, når den afsendes. Forhåndsvisningen findes i højre side af brugergrænsefladen.

Længere nede i brugergrænsefladen findes Besked rubrikken, hvor du har mulighed for at ændre i den tekst, der sendes ud til respondenterne. Som standard udsendes Wobas standardtekst for Invitationer og Påmindelser.

Denne tekst indeholder en del flettefelter, hvor data fra din virksomheds navn, den valgte undersøgelse og perioden i hvilken undersøgelsen er aktiv, og modtagerens navn automatisk udfyldes i beskeden.

Udfyld invitationen

I den første drop down menu, Undersøgelse, skal du vælge, hvilken undersøgelse, du vil invitere til. Det er her du finder den aktiverede undersøgelse, du har oprettet i Undersøgelser modulet på trinnet før.

I Afsendernavn-feltet definerer du, hvem der fremgår som afsender af invitationen til undersøgelsen. Som standard udfyldes feltet med dit Woba brugernavn, men du kan ændre det til eksempelvis et afdelingsnavn eller på vegne af en Team Leder.

Emnefeltet udfyldes automatisk med en invitationstekst, hvor navnet på undersøgelsen flettes ind fra Undersøgelsens navn.

Under Emnefeltet vil du se to drop-down menuer ud fra titlen Sendes. Her kan du afgøre, hvornår invitationen sendes. Dato og Tidspunkt skal udfyldes i de to respektive drop-down menuer.

Vi anbefaler, at Invitationen udsendes samme dag som undersøgelsen starter.

Du har også mulighed for at klikke i Send nu og i stedet afsendes invitationen med det samme, når du trykker på Gem i bunden.

Bemærk at dato og tidspunkt auto-udfyldes, når Send nu er slået til.

Når du sender nu, så viser Woba også efter afsendelsen, hvor mange der er sendt Invitation til.

Når du har udfyldt alle elementer med de fornødne informationer, er du klar til at trykke på Gem i bunden af brugergrænsefladen.

Hvis du har valgt dato og tidspunkt for afsendelse, vil Woba automatisk sende invitationen ud til alle dem, der er omfattet af den undersøgelse, du har valgt på det tidspunkt, du har valgt.

Hvis du har valgt Send nu, sendes den ud øjeblikkeligt, når der trykkes på Gem.

Herefter vil Woba prompte dig om at tage stilling til, om du også nu vil planlægge Påmindelser til brugere.

Vi anbefaler altid, at der planlægges en påmindelse til undervejs i undersøgelsesperioden.

Påmindelser sendes udelukkende ud til de respondenter, der endnu ikke har besvaret undersøgelsen.

Se længere nede i denne guide, hvis du vil se, hvordan Påmindelser sættes op.

Påmindelser

Flowet for oprettelse af Påmindelser i Woba Analytics Dashboard er i hovedtræk ens med flowet for Invitationer. Påmindelser tilgås ved, at du i toppen af Invitationer brugergrænsefladen trykker på den midterste fane.

Bemærk at teksten under fanen indikerer, at der ved Påmindelser kun sendes besked ud til dem, der endnu ikke har besvaret undersøgelsen.

Her vil du se en brugergrænseflade, der er lig den, der er i Invitationer.

Bemærk at Emnefeltet indeholder ”Påmindelse” som standard, samt at Beskedteksten specifikt vedrører påmindelser.

Udfyld felterne som i Invitationer ovenfor og tryk på Gem knappen i bunden for at afsende på det valgte tidspunkt eller øjeblikkeligt, hvis Send nu er slået til.

Kommende og afsendte udsendelser

I Oversigt kan du se et overblik over både de Kommende og allerede Afsendte udsendelser.  Du kan her rette i indholdet, hvis du ønsker dette ved at trykke på Blyanten i højre side ud fra den konkrete udsendelse. En kommende udsendelse kan også slettes helt ved at trykke på ’Skraldespanden’ (slet knappen).

Hvis der på Oversigt siden er mange udsendelser, kan du søge efter den, du leder efter, ved at benytte Søgefeltet i højre side af brugergrænsefladen.

Du kan altid sende flere påmindelser ud under en undersøgelse, hvis I ønsker at påminde brugerne oftere.

Hvis I slutter en undersøgelse før tid, husk da også at slette kommende påmindelser, så I undgår at forvirre brugerne.