Tilføj medarbejdere i Woba

Denne flowguide vil tage dig igennem trinene for hvordan du tilføjer med arbejdere til afdelinger i Wobas Analytics Dashboard.

Overblik

Tilføjelse af medarbejdere til dine afdelinger i Woba kan opdeles i to forskellige flows:

  1. Under onboarding
  2. Efter onboarding

Denne guide vil først illustrere, hvordan medarbejdere tilføjes som del af onboarding flowet og efterfølgende vise, hvordan medarbejdere tilføjes, når onboarding flowet er overstået.

I praksis vil dette ligne en opdeling mellem tilføjelse af medarbejdere, da I først gik i gang med Woba i jeres virksomhed og tilføjelse af medarbejdere sidenhen efter I er i produktion og udfører undersøgelser. Medarbejdere stopper i deres job og nye kommer til, hvorfor denne guide kan understøtte jer i jeres daglige drift af Woba i jeres organisation eller afdeling uafhængigt af, hvor I er på jeres Woba rejse.

Medarbejdertilføjelse som del af onboarding

Som del af onboarding flowet i Woba Analytics Dashboard, skal der tilføjes medarbejdere til de afdelinger, I har oprettet i trinet før. Hvis I ønsker en guide til, hvordan afdelinger oprettes og redigeres, tryk da her.

Tidslinjen illustrer, hvor i flowet, I er kommet til ved at gulmarkere trinet. I dette tilfælde er vi i gang med Tilføj Medarbejdere trinet, hvorfor den er gul i tidslinjen og endnu ikke har et checkmark (Flueben).

Ved Tilføj Medarbejdere trinet i onboarding flowet vises der en pop-up på skærmen med mulighed for at trykke på Tilføj knappen direkte i flowet. Derved springes der direkte til tilføjelse af medarbejdere.

I udgangspunkt vil der kun være én medarbejder i virksomheden. Dette er Wobas kontaktperson i virksomheden, som oprettes automatisk ved virksomhedens oprettelse i Woba.

Se mere om, hvad der skal udføres for denne medarbejders profil længere nede i guiden.

Når der tilføjes medarbejdere som del af onboarding flowet, kan dette gøres på en smart og nem måde ved at benytte en Excel upload funktion. Denne funktion tillader nemlig, at I uploader alle jeres medarbejdere på én gang i Woba.

I kan også tilføje medarbejdere én ad gangen (Se Medarbejdertilføjelse generelt længere nede).

Upload af Excel

Hvis I ønsker at gøre brug af den smarte Excel upload funktion, så gøres dette ved, at man trykket på den sorte importér knap i højre side af skærmen.

Herefter vil et Importér medarbejdere skærmbillede blive vist.

Tryk på Download Skabelon for at downloade vores Excel skabelon, hvori medarbejdere kan udfyldes.

Navn og filplacering kan du selve vælge – du skal bare kunne finde den igen 🙂

Åbn derefter Excel arket og udfyld medarbejdernes informationer:

Navn, E-mail, og Afdeling i virksomheden.

NB: Meget vigtigt: Der må ikke laves om på kolonneoverskrifterne! Vi anbefaler endvidere, at e-mails indskrives i lower case – altså med små bogstaver og uden links.

Her ses et eksempel på tre test medarbejdere, der er udfyldt i Excel arket.

Bemærk her, at afdelingerne, der skrives ind i arket, skal passe 1:1 til dem, der fremgår af Wobas brugergrænseflade.

Her nedenfor ses de afdelinger, der er i Wobas brugergrænseflade i forvejen for eksemplificering.

NB: Hvis der er en fejl i et afdelingsnavn i jeres Woba, ret afdelingens navn først og upload arket bagefter, så I sikrer, at der er overensstemmelse mellem afdelingernes egentlige navn, Wobas oplysninger og oplysningerne i Excel arket inden upload.

Herefter skal arket uploades til Woba.

Dette gøres ved, at der trykkes på Upload Excel-ark knappen i Importér medarbejdere menuen.

Her vælges arket fra den sti, det blev placeret i ved download.

Woba viser dig, at arket blev korrekt uploadet ved at sætte et flueben

Tryk herefter på Opret Medarbejdere plus knappen i bunden.

Medarbejder menuen i Woba vil derefter vise, at de medarbejdere, der var udfyldt i arket, nu fremgår i brugergrænsefladen og med afdelingstilhør.

Så nemt er det at tilføje medarbejdere samlet i Woba.

Medarbejdertilføjelse generelt

Hvis du ønsker at tilføje medarbejdere én ad gangen, gøres dette også fra medarbejdermenuen.

Først vælger du, hvilken afdeling medarbejderen skal tilføjes til ved at trykke på drop-down menuen i toppen, der som standard har Hele virksomheden valgt.

Her vælger du så den afdeling, du vil placere den nye medarbejder i.

Herefter vil Woba udstille to felter. Et felt til medarbejderens fulde navn, og et felt til medarbejderens arbejds-e-mail.

Udfyld disse og tryk på Tilføj ny medarbejder plus knappen i højre side:

Herefter er medarbejderen oprettet og placeret i afdelingen.

Således tilføjes nye medarbejdere i Wobas Analytics Dashboard.

Hvis du ønsker at se, hvordan du redigerer eksisterende medarbejder, se da længere nede i denne guide.

Redigering af eksisterende medarbejdere

En medarbejders oplysninger kan redigeres ved først at trykke på Blyanten (redigeringsknappen) yderst til højre for medarbejderen.

Herefter vil du kunne se en pop-up menu med de forskellige informationer tilknyttet medarbejderen.

Du har her mulighed for at redigere i en række af oplysningerne tilknyttet medarbejderen. Eksempelvis navn eller e-mail.

Bemærk også, at du her kan flytte medarbejderen fra én afdeling til en anden, hvis denne skifter job internt.

I har også mulighed for at knytte Unikke ID’er til medarbejderkortene, hvis I har interne ID’er i jeres virksomhed, I ønsker, skal fremgå af medarbejderkortet i Woba.

Medarbejdere kan også deaktiveres, hvis de fx er på barsel, orlov eller er langtidssygemeldte, således at de ikke indgår i undersøgelser og/eller modtager invitationer under deres fravær.

Husk at gemme ændringerne på ’Gem’ knappen i nederste højre hjørne.

Bemærk her, at kontaktpersonen for Woba i virksomheden i udgangspunkt ikke er placeret i en afdeling og derfor skal placeres i den afdeling, vedkommende tilhører, når afdelingen er korrekt oprettet som del af onboarding flowet for virksomheden. Se mere om dette længere nede i guiden.

Woba kontaktperson uden afdeling

Denne del af guiden er relevant for Woba virksomhedskontakten. I praksis den person, der modtager den første invitation til Woba og skal sætte hele virksomheden op i Analytics Dashboardet.

Personen er altid den første, der oprettes i virksomhedens Woba, men da dette sker før, der er oprettet afdelinger i Analytics Dashboardet, vil denne persons profil være uden afdelingstilhør.

Her ses et eksempel, hvor medarbejderen er den eneste i virksomheden og at denne ikke har en Afdeling tilknyttet.

Ligesom ved gængs redigering af eksisterende medarbejdere trykkes der på blyanten til højre (se eksempel ovenfor).

Her vil medarbejderkortet blive vist.

Afdelings drop-down menuen fremgår blank og brugeren skal derfor tilknyttes en afdeling i virksomheden.

Der trykkes derfor på drop-down menuen og afdelingen vælges.

Husk at gemme ændringen på Gem knappen.

Herefter kan det ses i medarbejderoverblikket, at brugeren nu fremgår tilknyttet HR Test afdelingen.

Troubleshooting

Jeg kan ikke uploade Excel arket med medarbejdere?

Hvis uploaden af Excel arket slår fejl, kan det skyldes én af følgende årsager:

  • Afdelingsnavnene passer ikke med afdelingerne i Woba Dashboardet
  • Der findes dubletter af e-mails i Excel arket
  • E-mail formatet er ikke korrekt – eksempelvis overflødige mellemrum eller forkerte angivelser af domæner efter @.

Vi anbefaler, at man skriver e-mails med lower-case i arket. Bemærk også, at hvis man forsøger at tilknytte administratoren for virksomheden til en afdeling, og at denne ikke har en afdeling i forvejen, er det vigtigt, at e-mailen er skrevet på samme måde i både Woba og i Excel arket.