Bemærk: Hvis modulet ikke er blevet aktiveret, skal du henvende dig til Woba support.
Før du starter: det er vigtigt, at alle medarbejdere, der er omfattet af Whistleblower-ordningen, er uploadet i Woba. Dette er de samme steps som når i bruger resten af Wobas univers.
1. Udpeg én eller flere whistleblowerenheder
Udpeg én eller flere personer til at modtage og behandle indberetninger. De udvalgte skal være uafhængige af ledelsen — typisk medarbejdere fra compliance, HR eller en juridisk rådgiver.
2. Informér medarbejderne om ordningen
Arbejdspladsen er forpligtet til at synliggøre whistleblowerordningen og sikre, at alle medarbejdere er orienteret om, hvordan den benyttes. Brug Wobas standardskabelon som udgangspunkt. → Hent skabelon
3. Udform og opsæt ordningen
Whistleblowerenheden varetager håndteringen af indkomne indberetninger via Wobas administrationsmodul. Det indebærer at modtage og opbevare indberetninger, bekræfte modtagelse, følge op og give feedback til indberetteren.
4. Registrering og opbevaring
Indberetteren skal inden for syv dage have bekræftelse på, at indberetningen er modtaget. Indberetteren skal desuden have mulighed for at gennemgå og rette indberetningen, inden vedkommende accepterer dens indhold.
5. Opfølgning på indberetninger
Whistleblowerenheden skal følge grundigt op på alle indberetninger. Opfølgning kan eksempelvis være iværksættelse af intern undersøgelse, orientering af direktionen, anmeldelse til politiet eller en relevant myndighed — eller afslutning af sagen ved utilstrækkeligt bevismateriale.
Indberetteren skal informeres om, hvilke skridt der er taget. Omfanget af information afhænger altid af den konkrete situation og databeskyttelseslovgivningens krav.
Husk: Enheden skal sætte sig grundigt ind i rettighederne for både indberettere og berørte personer. Indberetteren er i alle tilfælde beskyttet af retten til anonymitet og fortrolighed.Derved må de ikke hindres i deres gerning, de må heller ikke udsættes for repressalier.
Læs Justitsministeriets vejleding omkring Whisteblowing ved at klikke her.