Når I gennemfører en medarbejderundersøgelse i Woba, er det vigtigt, at medarbejderne føler sig trygge ved at besvare den ærligt.

Woba har indbyggede funktioner, der beskytter anonymiteten, men det er også vigtigt, at I som virksomhed tager stilling til, hvordan jeres undersøgelser og organisation er sat op.

Det gælder særligt anonymitetsgrænser, afdelingsstruktur, filtreringsmuligheder og kommunikationen til medarbejderne.

I denne artikel gennemgår vi, hvordan anonymitet fungerer i Woba, hvilke forhold I bør være opmærksomme på, og hvordan I kan være med til at skabe tryghed omkring medarbejdernes besvarelser.

Woba understøtter både anonyme og ikke-anonyme undersøgelser.

Inden en medarbejder begynder at besvare en undersøgelse, vil det altid fremgå, om undersøgelsen er anonym eller ikke-anonym.

Denne information vises automatisk ud fra undersøgelsens anonymitetsgrænse og kan ikke skjules eller ændres af virksomheden.

For at en undersøgelse kan betegnes som anonym, skal anonymitetsgrænsen være sat til mindst 3 besvarelser.

I kan selv vælge at sætte anonymitetsgrænsen højere, f.eks. til 5 besvarelser, hvis I ønsker en højere minimumsgrænse for visning af resultater.

Anonymitetsgrænsen bestemmer, hvor mange besvarelser der som minimum skal være i en gruppe eller afdeling, før resultaterne kan vises.

Hvis anonymitetsgrænsen f.eks. er sat til 3, skal mindst 3 medarbejdere have besvaret undersøgelsen, før resultaterne kan vises for den pågældende gruppe.

Hvis kun 2 medarbejdere har svaret, vil resultaterne ikke være synlige for gruppen.

Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at anonymitetsgrænsen ikke i sig selv kan forhindre alle former for indirekte identifikation. Det afhænger også af, hvordan jeres organisation er opbygget, og hvilke muligheder administratorerne har for at arbejde med resultaterne.

Når I opbygger jeres organisation i Woba, bør I overveje, hvordan afdelingsstrukturen kan påvirke medarbejdernes anonymitet.

Vi anbefaler som udgangspunkt, at afdelinger har mindst 3 medarbejdere, da dette svarer til Wobas standardgrænse for anonyme undersøgelser.

Det betyder ikke, at I ikke kan oprette mindre afdelinger, men I bør være opmærksomme på, hvordan resultaterne fra disse afdelinger indgår i den samlede organisation.

Hvis en afdeling har færre besvarelser end anonymitetsgrænsen, kan afdelingens resultater ikke vises selvstændigt.

Besvarelserne går dog ikke tabt. Resultaterne indgår fortsat i de overordnede afdelingers samlede resultater, hvor de lægges sammen med besvarelser fra andre underafdelinger.

Selvom Woba ikke viser resultater for grupper med færre besvarelser end anonymitetsgrænsen, kan der opstå situationer, hvor det er muligt at udlede oplysninger om enkelte medarbejderes svar ved at sammenligne resultater.

Det kan f.eks. ske, hvis en administrator har adgang til et samlet resultat og derefter ændrer, hvilke afdelinger der indgår i visningen.

Det kaldes indirekte identifikation.

Woba har indbyggede anonymitetsgrænser, som sikrer, at resultater fra grupper med Wobas anonymitetsgrænse forhindrer, at resultater for grupper med for få besvarelser vises direkte, men den kan ikke nødvendigvis forhindre, at oplysninger udledes gennem sammenligning af større grupper.

Når I opbygger jeres organisation, bør I derfor overveje:

Når I opbygger jeres organisation i Woba, er det derfor vigtigt, at I tager stilling til, hvordan afdelingsstrukturen kan påvirke anonymiteten.

Woba har indbyggede anonymitetsgrænser, som sikrer, at resultater fra grupper med for få besvarelser ikke vises direkte. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at anonymitet ikke kun afhænger af antallet af besvarelser, men også af, hvordan resultaterne anvendes og sammenlignes.

Da I som virksomhed har det bedste kendskab til jeres medarbejdere og organisationsstruktur, anbefaler vi, at I tager højde for risikoen for indirekte identifikation, når I opsætter organisationen og administratorernes adgang til resultater.

Ud over afdelingsstrukturen bør I også være opmærksomme på, hvordan filtrering kan påvirke anonymiteten.

Woba giver mulighed for at filtrere undersøgelsesresultater på forskellige medarbejderoplysninger, afhængigt af hvilke data I har registreret i Organisation.

Det kan f.eks. være anciennitet, alder, køn eller andre oplysninger, som I har valgt at registrere.

Filtrering kan være et værdifuldt redskab til at forstå forskelle mellem medarbejdergrupper, men det kan også øge risikoen for indirekte identifikation.

I Woba kan I som virksomhedsadministratorer styre, hvilke administratorer der skal have adgang til avanceret filtrering.

Hvis avanceret filtrering deaktiveres for en administrator, vil vedkommende ikke kunne bruge de øvrige medarbejderfiltre, men vil fortsat have adgang til afdelingsfilteret, hvis vedkommende administrerer flere afdelinger.

Vi anbefaler, at I tager aktivt stilling til, hvilke administratorer der har behov for avanceret filtrering, og om adgangen er nødvendig for deres arbejde med resultaterne.

Det er ikke nødvendigvis alle ledere, der har behov for de samme filtreringsmuligheder.