Spring videre til hovedindholdet

Importering af afdelinger

Opret eller opdater flere afdelinger på én gang ved at importere jeres organisationsstruktur via Wobas Excel-skabelon.

Hvornår bør jeg importere afdelinger via Excel?

Hvis I skal oprette eller opdatere flere afdelinger, anbefaler vi at bruge Wobas Excel-skabelon frem for at administrere hver afdeling manuelt.

Afdelinger bør oprettes før medarbejdere og administratorer, så medarbejderne efterfølgende kan tilknyttes de korrekte afdelinger.

Den anbefalede rækkefølge er:

Afdelinger → Medarbejdere → Administratorer

💡 Tip: Hvis I kun skal oprette enkelte afdelinger, kan det være nemmere at bruge Tilføj afdeling direkte i Woba Suite.

Download Excel-skabelonen

  1. Log ind på Woba Suite

  2. Gå til Organisation og medarbejdere

  3. Vælg Organisation

  4. Gå til Afdelinger

  5. Klik på Importér afdelinger

  6. Klik på Download Woba skabelon

Du kan nu udfylde Excel-skabelonen med jeres afdelingsstruktur.

⚠️ Vigtigt: Du må ikke slette kolonner eller ændre kolonneoverskrifterne i den originale Excel-skabelon. Det kan medføre, at importen fejler.

Udfyld afdelingsskabelonen

Excel-skabelonen indeholder følgende felter:

Department ID*

Indtast et unikt ID for afdelingen.

Department ID bruges til at identificere afdelingen i Woba og til at forbinde afdelingen med blandt andet underafdelinger og medarbejdere.

Dette felt er obligatorisk.

Name*

Indtast afdelingens navn, eksempelvis Sales, Customer Service eller Finance.

Det er dette navn, der bliver vist for afdelingen i Woba.

Dette felt er obligatorisk.

Active (Yes/No)

Angiver, om afdelingen skal være aktiv eller inaktiv.

  • Yes = aktiv

  • No = inaktiv

En inaktiv afdeling kan aktiveres igen senere.

Parent Department ID

Bruges til at opbygge hierarkiet i jeres organisation.

Indtast Department ID for den afdeling, der skal være overordnet den pågældende afdeling.

Eksempel:

Hvis Sales Denmark skal ligge under Sales, indtastes Department ID'et for Sales som Parent Department ID for Sales Denmark.

Hvis afdelingen ikke skal have en overordnet afdeling, kan feltet efterlades tomt.

Department Manager ID

Bruges til at tilknytte en afdelingsleder.

Indtast lederens Employee ID.

Medarbejderen skal eksistere i Woba, før vedkommende kan tilknyttes som afdelingsleder.

Location

Angiv afdelingens lokation.

Det kan eksempelvis være:

  • CPH

  • Aarhus

  • London

Language

Angiver afdelingens standardsprog.

Brug den relevante sprogkode, eksempelvis:

  • da for dansk

  • en for engelsk

  • no for norsk

Average Yearly Salary

Angiv den gennemsnitlige årsløn for afdelingen.

Oplysningen kan bruges i Wobas beregninger af økonomisk impact.

Indtast beløbet som et tal, eksempelvis: 20000

Benchmark ID

Bruges til at angive afdelingens benchmarkgruppe.

Indtast det relevante Benchmark ID, hvis afdelingen skal være tilknyttet en bestemt benchmarkgruppe.

Upload Excel-filen

Når skabelonen er udfyldt:

  1. Gå tilbage til Organisation → Afdelinger

  2. Klik på Importér afdelinger

  3. Træk Excel-filen ind i uploadfeltet, eller klik på Upload fra enhed

  4. Vælg den udfyldte Excel-fil

  5. Klik på Upload

Woba behandler herefter oplysningerne i Excel-filen og opretter eller opdaterer afdelingerne.

Hvis der er fejl i filen, skal disse rettes, før importen kan gennemføres.

Kontrollér afdelingerne efter import

Når importen er gennemført, anbefaler vi, at du kontrollerer afdelingsoversigten.

Kontrollér blandt andet:

  • At alle afdelinger er oprettet

  • At afdelingsnavnene er korrekte

  • At aktive og inaktive afdelinger har den korrekte status

  • At over- og underafdelinger er placeret korrekt

  • At eventuelle afdelingsledere er tilknyttet korrekt

  • At sprog og øvrige oplysninger er korrekte

Du kan også bruge Jeres organisationsdiagram til visuelt at kontrollere, at afdelingsstrukturen er opbygget korrekt.

Eksportér eksisterende afdelinger

Hvis I allerede har afdelinger oprettet i Woba, kan du vælge Eksportér afdelinger fra afdelingsoversigten.

Det kan være nyttigt, hvis I skal gennemgå eller foretage større ændringer i jeres eksisterende organisationsstruktur.

💡 Tip: Ved større ændringer kan det være nemmere at tage udgangspunkt i en eksport af jeres eksisterende afdelinger frem for at bygge strukturen op fra bunden.

Hvad er næste skridt?

Når jeres afdelingsstruktur er på plads, kan I fortsætte med at importere medarbejderne og tilknytte dem til de relevante afdelinger.

👉 Importering af medarbejdere

Relaterede artikler
Besvarede dette dit spørgsmål?