Hvornår bør jeg importere administratorer via Excel?
Hvis I skal oprette eller opdatere flere administratorer, kan I bruge Wobas Excel-skabelon frem for at administrere hver administrator manuelt.
Før en person kan importeres som administrator, skal personen allerede være oprettet som medarbejder i Woba.
Den anbefalede rækkefølge ved opsætning af organisationen er derfor:
Afdelinger → Medarbejdere → Administratorer
💡 Tip: Brug importfunktionen, når I skal administrere mange administratorer eller deres adgange på én gang. Ved enkelte administratorer kan det være nemmere at bruge Tilføj administrator direkte i Woba Suite.
Download Excel-skabelonen
Log ind på Woba Suite
Gå til Organisation og medarbejdere
Vælg Organisation
Gå til Administratorer
Klik på Importér administratorer
Klik på Download Woba skabelon
Du kan nu udfylde Excel-skabelonen med de administratorer og adgange, I ønsker at oprette.
⚠️ Vigtigt: Du må ikke slette kolonner eller ændre kolonneoverskrifterne i den originale Excel-skabelon. Det kan medføre, at importen fejler.
Udfyld administratorskabelonen
Excel-skabelonen bruges både til at identificere administratoren og til at definere, hvilken adgang administratoren skal have.
Employee ID*
Employee ID*
Indtast Employee ID for den medarbejder, der skal være administrator.
Medarbejderen skal allerede eksistere i Woba.
Dette felt er obligatorisk.
Admin Type*
Admin Type*
Angiv hvilken type administrator medarbejderen skal være.
Administratorens type er med til at bestemme, hvilken del af organisationen personen administrerer.
Eksempelvis kan en administrator være tilknyttet bestemte afdelinger frem for hele organisationen.
Dette felt er obligatorisk.
See Advanced Filtering (Yes/No)
See Advanced Filtering (Yes/No)
Angiver, om administratoren skal have adgang til Advanced Filtering.
Yes = administratoren får adgang
No = administratoren får ikke adgang
Vælg hvilke afdelinger administratoren skal have adgang til
Department IDs
Department IDs
Bruges til at angive de afdelinger, administratoren skal have adgang til.
Indtast de relevante Department IDs fra jeres organisationsstruktur.
Hvis administratoren skal have adgang til flere afdelinger, kan flere Department IDs angives i feltet.
Add All Subdepartments (Yes/No)
Add All Subdepartments (Yes/No)
Angiver, om administratorens adgang også skal omfatte underafdelinger under de valgte afdelinger.
Yes = underafdelinger inkluderes
No = kun de angivne afdelinger inkluderes
Dette er særligt relevant for administratorer, der er ansvarlige for en større del af organisationsstrukturen.
Tildel administratorens øvrige rettigheder
Excel-skabelonen indeholder også kolonner til administratorens øvrige funktionelle adgange.
Disse felter udfyldes med Yes eller No, afhængigt af hvilke funktioner administratoren skal kunne tilgå.
💡 Tip: Tildel kun de adgange, administratoren har brug for i sin rolle. Det gør det lettere at sikre, at den enkelte administrator kun har adgang til relevante dele af Woba.
Upload Excel-filen
Når skabelonen er udfyldt:
Gå tilbage til Organisation → Administratorer
Klik på Importér administratorer
Træk Excel-filen ind i uploadfeltet, eller klik på Upload fra enhed
Vælg den udfyldte Excel-fil
Klik på Upload
Woba behandler herefter oplysningerne i filen og opretter eller opdaterer administratoradgangene.
Kontrollér administratorerne efter import
Når importen er gennemført, anbefaler vi, at du kontrollerer administratoroversigten.
Her kan du blandt andet se administratorens:
Navn
Administratortype
Afdeling/adgang til organisationen
Seneste login
Kontrollér især, at administratorerne har fået den korrekte administratortype og adgang til de rigtige afdelinger.
Hvis noget skal ændres, kan administratorens adgang efterfølgende redigeres.
Eksportér eksisterende administratorer
Hvis I allerede har administratorer oprettet i Woba, kan du klikke på Eksportér administratorer fra administratoroversigten.
Det kan være en fordel, hvis I skal gennemgå eller arbejde videre med jeres eksisterende administratoropsætning.
💡 Tip: Ved større ændringer kan det være nemmere at tage udgangspunkt i jeres eksisterende administratorer frem for at opbygge en ny fil fra bunden.