Spring videre til hovedindholdet

Importér afdelinger via Excel

Opret eller opdater flere afdelinger på én gang ved at importere jeres organisationsstruktur via Wobas Excel-skabelon.

Hvornår bør jeg importere afdelinger via Excel?

Hvis I skal oprette mange afdelinger, anbefaler vi at bruge Wobas Excel-skabelon frem for at oprette hver afdeling manuelt.

Afdelinger bør oprettes før medarbejdere og administratorer, da medarbejderne skal kunne tilknyttes de korrekte afdelinger. Den anbefalede rækkefølge er derfor:

Afdelinger → Medarbejdere → Administratorer.

💡 Tip: Hvis I allerede har en organisationsstruktur i Woba, anbefaler vi at eksportere de eksisterende afdelinger og redigere i eksportfilen frem for at starte fra en tom skabelon.

Download Excel-skabelonen

  1. Log ind på Woba Suite

  2. Gå til Organisation og medarbejdere

  3. Vælg Organisation

  4. Gå til Afdelinger

  5. Klik på Importér afdelinger

  6. Download Wobas Excel-skabelon

Du kan nu udfylde skabelonen med jeres afdelingsstruktur.

Vigtigt: Du må ikke slette kolonner eller ændre kolonneoverskrifterne i den originale Excel-skabelon. Det kan medføre, at importen fejler.

Udfyld afdelingsskabelonen

Excel-skabelonen indeholder en række felter, som bruges til at oprette og strukturere jeres afdelinger.

Fold felterne ud nedenfor for at lære at forstå dem:

Department ID*

Et unikt ID, der bruges til at identificere afdelingen.

Et Department ID kan kun tilhøre én afdeling og kan ikke efterfølgende ændres via import.

Vi anbefaler at bruge et ID, der er let at genkende og relatere til afdelingens navn.

Dette felt er obligatorisk.

Name*

Afdelingens navn, eksempelvis Sales, Customer Service eller Finance.

Det er dette navn, der bliver vist i Woba, blandt andet i undersøgelser og for ledere med adgang til afdelingen.

Dette felt er obligatorisk.

Active (Yes/No)

Angiver, om afdelingen skal være aktiv eller inaktiv.

  • Yes = aktiv

  • No = inaktiv

Kun aktive afdelinger kan inviteres og deltage i undersøgelser. En inaktiv afdeling kan aktiveres igen senere.

Parent Department ID

Bruges til at opbygge hierarkiet i jeres organisation.

Indtast Department ID for den afdeling, som skal være overordnet den pågældende afdeling. Den overordnede afdeling skal enten allerede eksistere i Woba eller være inkluderet i importarket.

Hvis feltet efterlades tomt, får afdelingen ingen overordnet afdeling.

Department Manager ID

Bruges til at tilknytte en afdelingsleder.

Indtast medarbejderens Employee ID. Medarbejderen skal allerede eksistere i Woba, før vedkommende kan tilføjes som afdelingsleder.

Location

Her kan du angive afdelingens lokation.

Feltet er et frit tekstfelt og kan eksempelvis indeholde Copenhagen, CPH, Denmark eller en anden relevant lokation.

Language

Angiver afdelingens standardsprog.

Brug en ISO 639-1-sprogkode, eksempelvis:

  • da for dansk

  • en for engelsk

  • no for norsk

Standardsproget kan også angives individuelt på medarbejderniveau.

Average Yearly Salary

Her kan afdelingens gennemsnitlige årsløn angives.

Oplysningen anvendes til beregninger i Financial Impact. Feltet skal angives med tal.

Benchmark ID

Bruges, hvis en afdeling skal benchmarkes mod en anden afdeling.

Afdelinger, der skal benchmarkes mod hinanden, skal have samme Benchmark ID.

Validér Excel-filen inden import

Vi anbefaler, at du validerer filen, inden du gennemfører den endelige import.

Valideringen gennemgår filen og identificerer eventuelle formatfejl, så du kan rette dem, inden data importeres til Woba.

  1. Gå til Organisation → Afdelinger

  2. Klik på Importér

  3. Gå til filvalg

  4. Vælg din udfyldte Excel-fil

  5. Aktivér Kun validering

  6. Klik på Validér

Hvis Woba finder fejl, kan du rette dem i Excel-filen og validere filen igen.

Importér afdelingerne

Når filen er udfyldt og valideret, er du klar til at importere afdelingerne.

  1. Gå til Organisation → Afdelinger

  2. Klik på Importér

  3. Gå til filvalg

  4. Vælg din udfyldte Excel-fil

  5. Kontrollér dine importindstillinger

  6. Klik på Upload

Du kan vælge Markér afdelinger der ikke findes i regnearket som inaktiv, hvis alle eksisterende afdelinger, der ikke er inkluderet i Excel-filen, skal deaktiveres.

Vigtigt: Aktivér kun denne indstilling, hvis du ønsker, at afdelinger, som ikke findes i importfilen, skal gøres inaktive.

Hvis importen fejler, viser Woba fejlkoder, som hjælper dig med at identificere, hvad der skal rettes i filen.

Hvad er næste skridt?

Når jeres afdelingsstruktur er importeret korrekt, kan du fortsætte med at importere medarbejderne og tilknytte dem til de relevante afdelinger.

👉 Importér medarbejdere via Excel

Relaterede artikler
Besvarede dette dit spørgsmål?